Blogi
Written by
Telia Inmics-Nebula Jani Meuronen
Jani Meuronen
Head Of Business Development | Offering & Marketing | Modern Work Solutions

5 tapaa pitää yhteisöllisyyttä yllä Teamsin avulla

Teams-etäkokous

Moni on sen myöntänyt: Teams on pelastanut meidät korona-aikana. Työkavereita ei ole nähty ehkä kokonaiseen vuoteen, mutta eri keinoilla on yritetty pitää yhteishenkeä yllä. Kokosin tähän viisi parasta kuulemaani keinoa yhteisöllisyyden ylläpitämiseen etätyöaikana.

1. Kasvot esiin kokouksissa

Etänä ei toki ole mahdollista korvata täysin sitä energiaa, jonka toisista ihmisistä saa läsnäkokoontumisissa, mutta etäkokousten uuvuttavuutta voi helpottaa ihmeen paljon pitämällä kamerat auki. Ystävällinen hymy ja reagointi puheenvuoroosi antaa paljon enemmän kuin täysi hiljaisuus ja nimikirjaimet ruudulla. Etenkin kun kokoustat itsellesi vieraiden ihmisten kanssa, tutustut ihmisiin aivan eri tasolla, jos näytät kasvosi. Hymy tarttuu, senhän me kaikki tiedämme!

Muista myös laadukkaiden henkilökohtaisten lisälaitteiden arvo. Panostamalla valaistukseen, ulkoiseen web-kameraan ja yritystason kuulokkeisiin tai kaiutinpuhelimeen käyttökokemus nousee entistä paremmalle tasolle.

2. Kahvitunnit Teamsissa

Kahvihuoneen höpöttely on varmasti monelle se hetki, kun työkavereihin luodaan yhteyttä rennossa tilanteessa. Ylipäätään höpöttely on jäänyt etätöissä vähälle, kun etäkokoukset vedetään yleensä hyvin tehokkaasti asiassa pysyen. Koska kahvitunnin tärkeys on hyvin tunnettu, monet yritykset ovat laittaneet kahvitunnin Teams-kokouksena kaikkien kalenteriin joka päivälle. Tämä päivän yhteinen virtuaalihetki saattaa pelastaa myös sinut, joka tuppaa unohtamaan tauot kokonaan.

3. Koko organisaation yhteinen keskustelu tiimeissä

Työpaikan käytävillä ja avokonttoreissa saatat ohimennen kuulla itsellesi tärkeän asian. Voit myös ohimennen pysäyttää kollegan kysyäksesi apua. Etätöissä olet pahimmillaan pimennossa kaikesta muusta kuin talon virallisista tiedotteista, ja muut kuin lähimmät työkaverit voivat olla vain kaukainen muisto.

Jotta tieto saadaan kulkemaan etätyöaikana, on erityisen tärkeää avata henkilöstölle yhteisiä keskustelukanavia, joissa voi vapaasti jakaa ajatuksiaan työhön liittyvistä aiheista ja kysyä apua työkavereilta. Avoin ajatustenvaihto työntekijöiden kesken ei edistä pelkästään yhteisöllisyyttä, mutta tarjoaa myös mahdollisuuden tehokkaampaan työntekoon, innovointiin sekä jatkuvaan uuden oppimiseen. Parasta yhteisöllisyyttä on se, että halutaan auttaa työkaveria tekemään työnsä paremmin, eikä kukaan tunne olevansa yksin.

Avoin keskustelufoorumi Teamsissa voidaan toteuttaa luomalla koko henkilöstölle yhteinen tiimi, jossa on eri aiheille varatut omat kanavat. Isoimmissa ja projektiorientoituneissa organisaatioissa koko henkilöstölle tarkoitetut yhteisöt kannattaa rakentaa mieluummin Yammeriin, koska Teamsissa voi olla muutoinkin jo liikaa tiimejä.

4. Jaa asioita avoimesti omissa työryhmissäsi

Yhteisöllisyys ei synny automaattisesti edes omien lähimpien työkavereiden kanssa, kun työtä tehdään etänä. Koko yksikkösi tai työryhmäsi pitääkin tavoitella läpinäkyvyyttä työnteossa, jotta tieto saadaan kulkemaan.

Tämä tarkoittaa, että työporukalle perustetaan Teams-tiimi, ja päivittäistä keskustelua käydään tiimin kanavilla sijaan, että piiloudutaan toistuvasti yksityisiin chatteihin suosikkityökavereiden kanssa.

Vaikka asioiden suunnittelu ja ongelmanratkaisu on koko tiimille näkyvissä, kaikkien ei tarvitse lukea kaikkia viestejä tarkasti. Siitä on kuitenkin hyötyä, että voit silloin tällöin silmäillä, mitä eri tehtäväkokonaisuuksissa on meneillään, ja saatat ohimennen heittää johonkin keskusteluun juuri sen puuttuvan tiedonjyväsen. Järkevällä kanavarakenteella ja mainintojen käytöllä voidaan välttää tietoähky.

5. Johdon webinaarit henkilöstölle

Johto on henkilöstölle usein aika etäinen, ja etätyö on pahimmillaan kasvattanut kuilua. Toisin on käynyt johtajille, jotka ovat innostuneet Teamsin live-tapahtumista. Mikä voisikaan tuoda johtajaa lähemmäs etätyöläistä kuin se, että johtaja uskaltautuu kameran taakse säännöllisesti kertomaan tärkeimmät kuulumiset ja tilanteen vaikkapa koronan suhteen. Kun johtaja istuutuu oman keittiönpöytänsä ääreen juttelemaan sinulle aamukahvisi ääreen, on mahdollista kokea, että olette samassa veneessä.

Teamsin live-tapahtumat mahdollistavat sisäiset webinaarit isoissakin yrityksissä jo nyt, mutta lähiaikoina onneksi tavallistenkin Teams-kokousten osallistujamäärä kasvaa yli 300 henkilöön, ja tulee mahdollisuus mykistää osallistujat siten, että he eivät itse voi avata mikrofoniaan. Etu näissä ”view only” -kokouksissa verrattuna Live-tapahtumaan on järjestämisen helppous ja parempi yhteisöllisyys: tavallisissa kokouksissa osallistujat voivat pitää kamerat auki toisin kuin Live-tapahtumissa, ja kysymyksiäkin voi päästä pyynnöstä esittämään ääneen eikä vain chattaillen.

Poimi vapaasti tästä vinkkejä omaan työhösi ja mikäli Teams kiinnostaa laajemminkin, suosittelen tutustumaan myös suosittuun Teams-Tiistait-webinaarisarjaamme, jossa käsittelemme puolen tunnin maksuttomissa sessioissa erilaisia teemoja liittyen Teamsiin ja moderniin työhön.

 

Jani Meuronen
Telia Inmics-Nebula

Written by
Telia Inmics-Nebula Jani Meuronen
Jani Meuronen
Head Of Business Development | Offering & Marketing | Modern Work Solutions