Blogi
Written by
Telia Inmics-Nebula Jani Meuronen
Jani Meuronen
Head Of Business Development | Offering & Marketing | Modern Work Solutions

Harkitsetko sinäkin konttoritonta yritystä? Tässä neuvoja ja kokemuksia.

blogi_jani

Yhä useampi yritysjohtaja pohtii tällä hetkellä mahdollisuuksia toimia menestyksekkäästi ilman toimistotiloja moderneja ICT-ratkaisuja ja fiksuja etätyön johtamis- ja yhteistyömalleja hyödyntäen. 

Kerron nyt minkälaisia kokemuksia konttorittomasta työstä on syntynyt Digikuun perustajille Antti Aholalle ja Tommi Maijaselle sekä minkälaisia kokemuksia meillä Telialla on asiasta.  

Digikuu on yritys, joka on syntynyt täysin pilviaikakaudella ja heidän tapansa toimia murtaa nykyisiä toimintamalleja sekä tapaa tehdä työtä.  

”Olemme toimineet alusta lähtien ilman fyysisiä toimistotiloja. Se oli meille tietoinen valinta, ja koronakausi on vain vahvistanut uskoamme toimia konttorittomana yrityksenä”, kertoo Ahola. ”Konttorittomuutta on helpottanut se, että meillä on pilvitalona omasta takaa vahvaa ICT-osaamista. Me tarvitsimme ympärillemme vahvan kumppaniverkoston, joka kattaa Microsoftin lisäksi Telian sekä monia muita toimijoita.” 

”Yrityksemme perustamisvaiheessa pohdimme voiko uskottava yritys toimia ilman konttoria. Osa asiakkaistammekin kyseli, miten voimme konttorittomana yrityksenä tuottaa ICT-palveluita”, sanoo Maijanen. ”Viimeisen kahden vuoden aikana kukaan ei ole sitä enää kysynyt, vaikka täysin konttorittomat yritykset ovat edelleen harvassa. Teemme töitä siellä missä se on merkityksellistä.”    

Koronavirus on jo muuttanut maailmaa

Boston Consulting Groupin tutkimuksen mukaan noin 80 % toimistotyötä tekevistä tietotyöläisistä ja asiantuntijoista on tehnyt koronakaudella etätyötä, kun vastaava luku oli ennen koronapandemiaa alle 20 %. Muutosvauhti on ollut raju, eikä paluuta entiseen ole. Etätyössä on hyvien puolien lisäksi myös heikkouksia, joihin pitää kiinnittää huomiota. 

”Yrityksiltä vaaditaan parempaa ketteryyttä reagoida muutokseen, ja me olemme esimerkiksi uudistaneet työpaja- ja koulutusportfoliotamme merkittävästi viimeisen vuoden aikana”, kertoo Ahola. Osaava henkilöstö on ICT-palveluiden tuottamisessa ratkaisevan tärkeää. ”Konttorittomana yrityksenä voimme rekrytoida päteviä ammattilaisia myös ulkomailta. IT-ammattilaisten keskuudessa arvostetaan työhön liittyviä vapauksia, ja tämä on entisestään vahvistunut koronakaudella.”   

Työt hoituvat Digikuulla etänä, ja Teams toimii pääasiallisena viestintäkanavana myös asiakkaiden ja kumppaneiden suuntaan. ”Uskomme jatkuvan oppimisen malliin”, sanoo Maijanen. ”Jaksamisen kannalta on todella tärkeää, että kollegojen kesken voidaan vaihtaa kuulumisia myös ihan muista kuin työasioista ja vaalia etänä myös yhteisöllisyyttä. Ennen koronaa tapasimme useammin.”   

Konttorittomassa yrityksessä korostuu entisestään tietokoneiden, mobiililaitteiden, tietoverkkojen ja tietoturvan hyvä käytettävyys. Sovellusten pitää olla aina saatavilla. ”On tärkeää, että jokainen saa valita käyttöönsä haluamansa työvälineet oheislaitteineen. Jokaisella pitää olla kotikonttoreissa tietotyöhön soveltuvat ergonomiset työpisteet, ja hyvät olosuhteet tehdä töitä”, sanoo Ahola.  

Vapautta, mutta myös isoa vastuuta  

Uudenlainen työnteon malli tuo paljon vapautta työntekijöille, mutta myös vastuuta oman työn ohjaamisesta. ”Tarvitsemme selkeää tilannekuvaa missä mennään aika ajoin kovankin kiireen keskellä. Työtunteja emme seuraa, sillä ne eivät kerro mitä olemme oikeasti saaneet aikaan. Paljon enemmän kertovat palveluiden ja tuotteiden kannattavuus sekä asiakastyytyväisyys”, korostaa Maijanen.  

Etätyössä jokainen vastaa viime kädessä omasta ajankäytöstään, eli pitää huolen siitä, ettei esimerkiksi Teams-palavereita ole päivittäin liikaa. Tässä on Aholan ja Maijasen mukaan yksilöllisiä eroja. ”Itseohjautuvuus on todella tärkeää, ja siihen kiinnitämme osaamisen ohella erityistä huomiota uusien henkilöiden rekrytoinneissa. Työntekijöiden kanssa käytäviin keskusteluihin pitää myös olla riittävästi aikaa, ja työkuorman pitää olla järkevällä tasolla. Jokaisen työntekijän huolellinen perehdytys ja jokaisen sitoutuminen korostuvat.”

Mitä konttoriton työ tarkoittaa Telian näkökulmasta?

Telialla on ollut jo pitkään ennen kuin Covid-19 iski rajusti päälle viime keväänä mahdollista tehdä töitä paikkariippumattomasti. Meillä oli jo infrastruktuuri ja etätyötä tukevat käytännöt valmiina. Kun oli pakko siirtyä täysin etätyömalliin, roudasimme työvälineet kotiin ja jatkoimme työntekoa sieltä. 

Toki aluksi yhteisöllisyyden aikaansaaminen ei ollut niin helppoa, mutta loimme tähän erilaisia käytäntöjä matkan varrella. Isoja ponnistuksia ei meillä tarvittu. Sisäiset ja ulkoiset tapahtumat siirsimme nopealla aikataululla virtuaalitapahtumiksi.

Näin suurena yrityksenä tuskin siirrymme täysin konttorittomaan työhön, vaan puhumme meillä enemmänkin ns. hybridimallista ja/tai ihan vaan työstä, jossa paikka on jokaisen valittavissa. 

Olemme myös vuosien varrella kehittäneet palvelutarjontaamme siten, että voimme toteuttaa myös asiakkaillemme konttorittoman työpaikan. Kaikki eivät toki halua sellaiseen täysin siirtyä, mutta pystymme tukemaan erilaisessa lähtötilanteissa olevia yrityksiä sekä rakentamaan heille parhaiten soveltuvan polun. Puhumme modernin työn palveluista ja ratkaisukokonaisuuksista, joiden avulla voimme rakentaa heidän liiketoimintaansa optimaalisesti tukevia työympäristöjä. 

Vinkkejä konttorittomalta matkalta 

Etätyön lisääntyessä yhä useampi yritysjohtaja harkitsee konttorittomaan yritykseen siirtymistä joko täysin tai osittain. Tässä seitsemän neuvoa lyhyesti kiteytettynä.        

  1. Arvioi kriittisesti tarvitseeko yrityksesi oikeasti fyysisiä toimistotiloja. Vaatiiko liiketoimintasi kehittäminen toimistoa? Toimistotilat ovat usein kalliita, eli voisiko rahat käyttää tuottavammin?

  2. Kannusta työntekijöitäsi kokeilemaan etätyötä mahdollisuuksien mukaan. Johdolta konttoriton yritys vaatii esimerkin näyttämistä, kannustusta ja rohkaisua. Toimistotiloissa istuva yritysjohtaja tuskin innostaa työntekijöitäkään etätöihin. 

  3. Tarjoa jokaiselle työntekijällesi huippuluokan työvälineet ja laitteet, kuten esimerkiksi tietokoneet, näytöt, mobiililaitteet, oheislaitteet ja verkkoyhteydet. Konttorittomassa yrityksessä laadukkaiden työvälineiden ja laitteiden merkitys korostuu entisestään. On erittäin tärkeää, että kotitoimisto on kunnossa myös kalusteiden ja ergonomian osalta.  

  4. Laadi selkeät pelisäännöt ja toimintamallit, miten konttorittomassa yrityksessä toimitaan. Tätä kannattaa painottaa myös uusien henkilöiden rekrytoinneissa, eikä tämän tärkeyttä voi kylliksi korostaa. Kaikille konttoriton yritys ei sovellu työpaikaksi optimaalisella tavalla, ja se käy viime kädessä ilmi vasta arjessa kokeilemalla. Suunnittelu ja eri yksiköiden ja tiimien työn ymmärtäminen ovat tässä myös keskiössä. 

  5. Työn johtaminen vaatii myös uusia tapoja. Rakenna yhteisöllisyyttä ja pidä työntekijäsi ns. ”lähellä” aktiivisella sparrauksella sekä yhteisillä suunnittelu- ja kahvivarteilla. Ota yhteistyö-työkaluista kaikki irti.   

  6. Mittaa ja arvioi yrityksesi, yksikköjesi sekä työntekijöidesi tuottavuutta saavutettujen tulosten ja asiakastyytyväisyyden kautta. Työtuntien seuranta ei kerro tehokkuudesta juuri mitään. 

  7. Varmista, että tuottavuus pysyy korkealla tasolla pitkällä aikavälillä lyhytaikaisten pikavoittojen sijaan. Sopivan tasapainon ja työmäärän löytyminen on siksi erityisen tärkeää.  


Haluatko kuulla lisää modernin työn palveluistamme?

Ota yhteyttä

Written by
Telia Inmics-Nebula Jani Meuronen
Jani Meuronen
Head Of Business Development | Offering & Marketing | Modern Work Solutions