Blogi
Written by
Fredrik Slotte
Fredrik Slotte
Offering Manager | Modern Workplace Solutions

Hyödynnä Teamsin työkaluja kokousten fasilitoinnissa

Etätöissä kokouksessa

Teams-kokouksissa on usein tarve saada kerättyä osallistujilta ajatuksia, mutta perinteinen suullisesti esitetty kysymys ei välttämättä saa ujoimpia avaamaan mikrofoniaan. Tässä artikkelissa jaan muutaman vinkin, miten voit hyödyntää Teams-kokouksessa Forms-kyselyitä, pienryhmätiloja ja luonnoslehtiötä ajatusten keräämiseen ja kokouksen elävöittämiseen.

Osallista porukka jo ennen kokousta tekemällä Forms-kyselyitä

Teams-kokouksen Keskustelu on käytössäsi jo ennen kokousta, ja pääset siihen avaamalla tapahtuman Teamsin kalenterista ja navigoimalla välilehdelle Keskustelu. Paitsi että voit jakaa kokousmateriaalia keskustelun kautta ennakkoon, voit myös lyhentää kokousta ja herätellä osallistujat palaverin aiheeseen kysymällä osan kysymyksistä jo etukäteen Forms-kyselyiden avulla.

Luo uusi Forms-kysely keskustelukentän alapuolelta Forms-ikonista.

blog_Teams_fasilitointi_1

blog_Teams_fasilitointi_2

Jos keräät vastauksia ennen kokousta, käy tulokset läpi kokouksessa ja kiitä vastauksista, vaikka tulokset ovatkin kaikkien nähtävissä.
 

Hyödynnä Forms-kyselyitä myös kokouksen aikana

Voit milloin tahansa kokouksen aikana luoda uusia Forms-kyselyitä kokouksen keskusteluihin.

blog_Teams_fasilitointi_3

Kyselyt nousevat popup-ikkunana näkyviin käyttäjille. Kyselyikkuna sulkeutuu, kun osallistuja vastaa kysymykseen tai sulkee ikkunan ruksista.

blog_Teams_fasilitointi_4

Näitä kyselyitä et voi luoda etukäteen, joten jos sinulla ole luontevaa hetkeä näperrellä kyselyä kokouksen aikana, on hyvä käyttää tässä avustajaa. Avustajan kanssa sovit etukäteen, missä kohtaa palaveria kysely tulee näkyviin.

Käy läpi kyselyn vastaukset yhteisesti, vaikka ne toki osallistujille näkyvätkin kokouksen keskusteluissa.

Jos haluat kokouksen jälkeen palata vastauksiin, löydät ne Microsoft 365 -aloitusvalikosta Forms-työkalusta.

blog_Teams_fasilitointi_5

Jos kyselysi ei näy Formsin aloitussivulla, valitse All My Forms etusivulla näkyvän listan alaosasta ja päädyt sivulle, jossa näkyvät kaikki kokouksissa tekemäksi kyselyt. Formsissa voit esimerkiksi viedä vastaukset excel-tiedostoksi.

blog_Teams_fasilitointi_6


Pienryhmissä juttu luistaa paremmin

Teams on jo jonkin aikaa mahdollistanut pienryhmätyöskentelyn kokouksen aikana. Pienryhmätilat (englanniksi breakout rooms) ovatkin mainio lisäys virtuaalikokouksiin. Ne toimivat samaan tarkoitukseen kuin pienryhmiin jakaminen läsnäkokouksissa: myös ujommat ja hiljaisemmat henkilöt pääsevät antamaan mielipiteensä.

Teamsin pienryhmätilat ovat kuin sisarkokouksia pääkokoukselle. Vain kokouksen järjestäjä voi luoda pienryhmätiloja ja päättää, milloin ne ovat käytössä.

blog_Teams_fasilitointi_7

Tässä vinkit kokouksen järjestäjälle pienryhmätyöskentelyyn:

  1. Varmista kokouksen asetuksista, että osallistujat voivat ohittaa odotustilan. Odotustila nimittäin tekee pienryhmiin siirtymisestä mahdottoman hallita, kun jonkun pitäisi olla joka huoneessa päästämässä ihmisiä sisälle
  2. Voit luoda pienryhmätilat vasta kokouksen alettua
  3. Pääset helpoimmalla, jos käytät pienryhmätilojen vakioasetuksia: Teams jakaa osallistujat pienryhmiin automaattisesti, ja sinä hallinnoit, milloin osallistujat siirtyvät pienryhmään ja sieltä takaisin
  4. Anna hyvät ohjeet ennen pienryhmiin siirtymistä: miten kauan ryhmätyö kestää, mihin muistiinpanot kirjataan ja mitä tulee tapahtumaan ryhmätyön jälkeen
  5. Kun olet avannut pienryhmät, lähetä vielä viestillä linkki tiedostoon, johon haluat kerätä pienryhmien muistiinpanot
  6. Tuot ryhtiä ryhmätyöhön, jos käyt itsekin vierailemassa huoneissa antamassa tukesi
  7. Lähetä viesti ryhmiin vähän ennen kuin siirrät heidät takaisin, jottei siirtymä tule yllätyksenä


Whiteboard eli luonnoslehtiö ideointiin  

Brainstorming-sessiot post-it-lappuineen ovat tuttuja läsnäpalavereista, ja onneksemme niistä ei tarvitse luopua virtuaalimaailmassakaan.

Jokaisessa Teams-kokouksessa on nimittäin ikioma luonnoslehtiö, johon voitte yhdessä liimata lappuja ja arvottaa niitä.

Luonnoslehtiö (Whiteboard) on käytössäsi jo ennen työpajaa, joten voit halutessasi kerätä ideoita käyttäjiltä jo ennen kokousta. Ainakin palaverin vetäjänä sinun kannattaa valmistella valkotaulua jo ennen kokousta. Ennen kokousta avaa tapahtumasi Teamsin kalenterista, ja siirry Luonnoslehtiö-välilehdelle.

blog_Teams_fasilitointi_8

Jos haluat kerätä ideoita yhdestä tai useammasta aiheesta, luo luonnoslehtiöön valmiiksi väliotsikoita.

blog_Teams_fasilitointi_9

Kokouksen aikana luonnoslehtiön saa näkyville valitsemalla Jaa > Microsoft Whiteboard.

blog_Teams_fasilitointi_10

Osallistujat voivat lisätä keltaisia post-it-lappuja eli muistiinpanoja otsikoiden alle.

blog_Teams_fasilitointi_11

Vastausten arviointiin käytetään kynää. Kerro, minkälaisen symbolin haluat käyttäjän piirtävän. Vihreä oikein-merkki on helppo piirtää. Negatiivisen vastauksen voi esittää punaisella ruksilla.

blog_Teams_fasilitointi_12

Piirtäminen valmiille lapuille on helppoa, ja se onnistuu myös ilman opastusta. Muistiinpano-lappujen lisääminen on asteen haastavampaa, kun käyttäjän pitää hoksata, miten lappua voi siirtää. Jos et halua opettaa käyttäjille lappujen siirtämistä, voit itse luoda post-it-laput ja pyytää osallistujia vain arvottamaan lappuja kynän avulla. Jos päätät tehdä näin, voit pyytää osallistujia suullisesti kertomaan, mitä he haluavat lisätä taululle, ja sinä teet työn heidän puolestaan.  

Kun työ on valmis, avaa oikeasta reunasta asetusvalikko, ja vie luonnoslehtiö png-kuvaksi. Voit myös ottaa osallistujilta pois mahdollisuuden tehdä muutoksia, jotta saat jäädytettyä tulokset.

blog_Teams_fasilitointi_13

blog_Teams_fasilitointi_14

Pääset kokouksen jälkeen luonnoslehtiölle Teams-kalenterimerkinnän kautta aivan kuten ennen kokousta, joten tulokset eivät häviä, vaikka unohtaisit viedä taulun kuvaksi kokouksen aikana.

Kannattaa rohkeasti kokeilla Teamsin erilaisia fasilitointimahdollisuuksia – vaikkapa ensin vain sisäisissä viikkopalavereissa tai oman tiimin kokoontumisissa. Parhaimmillaan voit löytää työkalujen avulla osallistamiseen ja kollaboraatioon aivan uusia ulottuvuuksia. Teams-tiistait-webinaarisarjastamme löydät myös fasilitointiin ja Whiteboardiin liittyvät jaksot; tutustu aiheeseen syvemmin katsomalla tallenteet täältä.


Fredrik Slotte
Telia Inmics-Nebula

Written by
Fredrik Slotte
Fredrik Slotte
Offering Manager | Modern Workplace Solutions