Blogi

Microsoft Ignite 2021 – Työtapojen muutos tulee jatkumaan vauhdikkaana

Ignite_2021

Maailman jouduttua pandemian kouriin vuosi sitten harva olisi voinut kuvitella, kuinka nopeasti ja millä vauhdilla työtapamme ja käytössä olevat sovelluksemme kehittyvät. Kehitys on ollut huimaa ja sama vauhti jatkuu vuonna 2021. 

Microsoft avasi poikkeuksellisesti vuotensa Ignite-tapahtumalla, joka perinteisesti on järjestetty kerran vuodessa syksyllä. Valtavan kehitysmäärän takia tänä vuonna saanemme nauttia tapahtumasta kaksi kertaa. 

Tapahtuma noudattelee pitkälle vuoden aikana opittua kaavaa ja virtuaalisia sessioita onkin taas laidasta laitaan.  Asiaa on paljon, mutta tällä kertaa keskitymme erityisesti pinnalla olevaan hybridityön (Hybrid Work) teemaan. 

mi1

Microsoftin näkemyksen mukaan moni tietotyötä tekevä on suuren muutoksen edessä ja pandemian vuoksi otetut edistysaskeleet monipuolisilla ja uudenlaisissa työtavoissa eivät ole katoamassa minnekään, päinvastoin. Tulevaisuudessa työntekijöiltä odotetaan uusia taitoja ja näiden taitojen opiskelussa työnantajan tulee olla myös valmis tukemaan työntekijää. Tietotyötä tekevien osalta kaikkia ei enää tulevaisuudessa saada fyysisesti paikan päälle. Tämä aiheuttaa haasteita siihen, miten tuodaan yhteen paikan päällä työskentelevät ja virtuaalisesti mukana olevat. Uudenlaiset tavat tehdä ja hallita työtä ovat tulleet jäädäkseen. 

Hybridimallinen työskentely, jossa osa työskentelee kotoa, osa toimistolta ja osa mistä parhaaksi katsoo, aiheuttaa ennen kaikkea uudenlaisia haasteita tekniikan, verkkojen ja tietoturvan osalta. Se mikä aikaisemmin voitiin suojata ja hallita yrityksen näennäisesti turvallisten seinien sisällä, onkin nyt huomattavasti alttiimpi muulle, ulkopuoliselle maailmalle. 

mi2

Microsoftin panostaa valtavasti siihen, että työstä saadaan toimivaa, tehtiin se missä tahansa, millä tahansa laitteella ja mihin tahansa aikaan. Ihmisten tulee saada äänensä kuuluviin ja yhteistyön pitää onnistua ilman, että se olisi sidottu toimiston seinien sisään. Tästä asiasta myös Microsoftin Satya Nadella tarinoi puheenvuorossaan. Joustavuus on tullut jäädäkseen ja sen hyväksymällä voimme varmistua, että pystymme kehittämään käytössä olevia välineitä parhaalla mahdollisella tavalla. Muutosta vastaan ei kannata tässä kohdassa taistella, se pitää kääntää hyödyksi ja luoda siitä omalle organisaatiolle vahvuus. 

Pelkästään isoista linjoista ja maailman maalailusta ei Ignitessä ole kyse. Se on perinteisesti ollut paikka, jossa kerrotaan tulevista ominaisuuksista ja tarjotaan meille käyttäjille mahdollisuus tutustua siihen, mitä käytössä olevat välineet jatkossa mahdollistavat. Keskitytään tässä kirjoituksessa seuraavaksi siihen, mitä kaikkea erityisesti meille Teamsin käyttäjille on tulossa! 

Aika, jossa elämme, on asettanut erityisesti yhteistyölle ja kokoustamiselle uudenlaisia vaatimuksia. Ihmiset vaativat enemmän helppokäyttöisiä ominaisuuksia, joilla saavutetaan samoja hyötyjä kuin normaalisti fyysisesti kokoustamalla. Tähän painottuu tällä kertaa myös valtaosa uudistuksista, joista osa esiteltiin jo viime syksynä, mutta julkaistiin nyt aikatauluineen virallisesti. 

Microsoft Teams Connect eli jaetut kanavat (Shared Channels) oli yksi niistä uutuuksista, joista ei etukäteen ollut minkäänlaista tietoa. Kyseessä on ominaisuus, joka vihdoinkin mahdollistaa sen tyyppisen toiminnallisuuden, jota moni oli toivonut jo yksityisten kanavien (private channels) yhteydessä. Jatkossa tiimeihin on mahdollista luoda uusia Shared Channel -tyyppisiä kanavia, joihin voi sitten lisätä käyttäjiä niin, että käyttäjän ei tarvitse olla varsinaisen tiimin jäsen. Tämän lisäksi ominaisuudella on myös toinen ässä hihassaan, nimittäin jaetut kanavat tulevat kutsutulle ulkopuoliselle käyttäjälle näkyviin omassa ympäristössään. Tenantin vaihtoja ei enää jatkossa tämän jälkeen tarvita ainakaan kaikissa tilanteissa. Ominaisuuden odotetaan tulevan julki jossakin kohtaa 

mi3

Kokoustamisen ja virtuaalitapahtumien osalta on luvassa erittäin paljon parannuksia vielä tämän kevään aikana. Käyttöön on tulossa dynaamiset näkymät, jonka avulla kokouskokemuksesta saa paljon enemmän irti, kun näkymä mukautuu osallistujamäärän, näytettävän sisällön ja videokuvien perusteella. 

mi4

Uutena ominaisuutena tulee myös erillinen View Switcher -toiminnallisuus, jossa käyttäjällä on aikaisempaa enemmän kontrollia siihen miltä kokous näyttää. Tällä mahdollistetaan eritoten se, että jokainen käyttäjä voi katsoa kokousta näkymässä, jossa kokee parhaiten saavansa siitä hyödyt irti. 

mi5

Yksi eniten odotettu ominaisuus on myös tulossa käyttöömme ennen kesää. Kyseessä on Teamsin Presenter mode, josta olemme aikaisemmin kirjoittaneet nimellä Custom layouts. Ominaisuus mahdollistaa puhujan asettamisen PowerPoint-esityksen päälle tai sivuun tavallisessa Teams-kokouksessa. Tämä on omiaan lisäämään interaktiivisuutta ja ennen kaikkea mahdollistaa esittäjälle myös visuaalisten tehokeinojen hyödyntämisen. 

mi6

Kaikkien näiden lisäksi myös esimerkiksi tapaan jakaa sisältöä kokouksissa on tulossa parannuksia. Koko jakamispalkki muuttaa nykyisestä sijainnistaan oikeaan reunaan ja samalla selkeytyy merkittävästi. Myös PowerPointin jakaminen kokouksen sisällä hyödyntämällä PowerPoint-jakoa on kokemassa paljon toivotun kasvojenkohotuksen. Jatkossa käytettävissä on näkymä ja ominaisuudet, jotka helpottavat erityisesti yhdeltä näytöltä pyöritettyä esitystä. 

mi7

Ei pidä myöskään unohtaa osallistujamäärän kasvua. Jatkossa kokouksiin saadaan mukaan 1000 osallistujaa yhteen kokoukseen niin, että osallistujat voivat myös reagoida ja osallistua kokoukseen. Myöhemmin tähän on luvassa vielä lisää parannuksia, sillä tuhannen osallistujan ylittävä määrä pääsee seuraamaan (muttei osallistumaan) kokousta aina 20 000 käyttäjään asti. Myös webinaarien järjestäminen jatkossa on suoraan mahdollista Teamsilla, sillä käyttöön tulee ominaisuus, joka mahdollistaa webinaariin rekisteröitymisen ja rekisteröintien keräämisen. Samalla saadaan myös tulevaisuudessa käyttöön tilastoa siitä, miten osallistujat ovat webinaarissa toimineet. 

Jotta kokoustaminen isossa mittakaavassa olisi mahdollista, on Teamsiin esitelty myös paljon uusia kokousasetuksia, joilla voidaan varmistaa, että isotkin kokoukset pysyvät hallinnassa. 

Uutuuksista voisi kirjoittaa vielä useammankin sivun ja paljon tapahtui myös teknisellä puolella, Teams-laitteissa ja esimerkiksi tietoturvan saralla. Varmaa Igniten jälkeen on se, että muutoksen vauhti kiihtyy ja jokaisen meistä on organisaatiomme kanssa alettava valmistautumaan siihen, miten palaamme, kun maailma jälleen avautuu.