Blogi
Written by
Fredrik Slotte
Fredrik Slotte
Offering Manager | Modern Workplace Solutions

Microsoft Viva tukemaan työntekijäkokemusta

Työn tekemisen tavat, käytössä olevat välineet ja keinot hallita omaa työtä ovat tällä hetkellä suuressa murroksessa. Viimeistään loppuvuodesta oltaneen tilanteessa, jossa moni palaa takaisin toimistolle, mutta useampi valitsee myös toisin. Siirrymme työskentelemään enemmän tai vähemmän hybridimallilla, jossa osa on toimistolla ja osa siellä, missä katsoo työn kulloisellakin hetkellä parhaiten onnistuvan. 

Muutos aiheuttaa aivan erityisiä haasteita organisaatioille ja uusia taitoja on opeteltava, sekä prosesseja määriteltävä. Tulevaisuudessa parhaat työntekijät saavat ne, jotka pystyvät tarjoamaan monipuoliset vaihtoehdot työntekoon. 

Microsoft julkaisi huhtikuussa uuden työelämätutkimuksen (Work Trend Index), joka käsittelee erityisesti tietotyöläisten kokemuksia modernista työskentelystä. Erityinen piirre tutkimuksessa oli, että Suomessa työntekijät kokivat olevansa kovilla korona-ajan etä- ja hybridityöskentelyssä. Erityisesti työuupumus ja ylityöllistäminen ovat yllättävän yleisiä. 

MS trend index

Työelämätutkimus nosti hyvin esiin asian, johon monessa yrityksessä on jo havahduttu, edelläkävijöissä jopa ennen koronaa. Yritysten on jatkossa panostettava entistä enemmän työntekijöiden hyvinvointiin, edistettävä uudenlaisia työtapoja ja opeteltava täysin uudenlaista työskentelykulttuuria. 

Yksi palanen muuttuvassa maailmassa on Microsoftin alkuvuodesta julkaisema Viva-kokonaisuus, jossa tarjolle tuli alusta erityisesti työntekijäkokemuksen parantamiseen. Muuttuvan työelämän on saatava tuekseen myös fiksuja työvälineitä, vaikka välineet yksinään eivät yhtäkään ongelmaa pysty ratkaisemaan. Ne tarjoavat kuitenkin paljon mahdollisuuksia parantaa kokemusta ja ennen kaikkea tuovat uusia ajatuksia tekemisen kehittämiseen. 

Viva-työntekijäkokemusalustasta (employee experience platform) löytyy alkuvaiheessa neljä osa-aluetta: osallistaminen, hyvinvointi, oppiminen ja tieto. Nämä kaikki on tuotu käytettäväksi suoraan Teamsin sisään. Sen lisäksi, että Viva tuodaan vahvasti osaksi Teamsia, hyödyntää se myös monipuolisesti Microsoft 365 -palvelussa olevia sovelluksia kuten SharePointia ja Yammeria. 

Viva Connections 

Monella yrityksellä on jo käytössään Intranet tai sellaisen rakentamista mietitään. Viva Connections tarjoaa tähän uudenlaisen lähestymistavan, sillä sen avulla SharePoint Intranet voidaan tuoda suoraan Teamsiin omaksi sovellukseksi. Viva Connections ei kuitenkaan ole pelkästään työkalu Intranetin upottamiseen Teamsiin, vaan yhdistettynä uusiin mahdollisuuksiin modernin navigaation kanssa voidaan sen avulla syöttää käyttäjän kannalta oleellista tietoa suoraan Teamsista käytettäväksi.

Intranettien tai muiden SharePoint-toteutusten osalta on kuitenkin hyvä muistaa, että tekniikka yksinään ei tässäkään ratkaise mitään, se mitä ollaan tekemässä ja miksi on tärkeämpää kuin se, millä se tehtiin. Ilman selkeää käsitystä ja ajatusta siitä, mitä tietoa käyttäjille halutaan tuoda saavutettavaksi ja miksi, ei pelkällä Teams-”upotuksella” juurikaan paranneta mitään. Viva Connections on saatavilla kaikissa Microsoft 365 -tuoteperheen lisensseissä. 

viva connections

Viva Insights 

Tulevaisuuden työelämää laajemmin pohdittaessa tulee hyvin nopeasti eteen ihmisten jaksamisen varmistaminen sekä yleinen kokemus työn tekemisestä. Viva Insights pyrkii helpottamaan näitä tuomalla osaksi Teamsia sovelluksen, joka ohjeistaa käyttäjiä pitämään taukoja, tarjoaa työkalut oman fiiliksen analysointiin ja antaa vinkkejä siihen, miten työssä jaksaisi paremmin, miten työkavereita kannattaisi huomioida ja mitä uutta voisi oppia. Viva Insights on saatavilla tänään rajoitetuin ominaisuuksin kaikille Teams-käyttäjille. 

Viva Insightsin mielenkiintoisin osuus on vasta luvassa, sillä tulevissa päivityksissä Insights tuo lisää ominaisuuksia, joiden avulla käyttäjä voi kiinnittää entistä enemmän huomita asioihin, joilla on suora vaikutus jaksamiseen. Viva Insights on saatavissa kaikissa Microsoft 365 -lisensseissä, joissa on mukana Exchange Online -palvelu. 

Viva Learning 

Oppiminen on jatkuvaa ja siihen olisi hyvä myös organisaatioiden tavalla tai toisella varautua. Tulevaisuudessa hyvin harvalla tietotyötä tekevällä on enää varaa jäädä ulos jatkuvasta kehityksestä ja tähän yhtenä vastauksena Microsoft tarjoaa Viva Learning -palvelua. Ajatus on, että oppiminen ja oppimispolut tuodaan osaksi Teamsia, jolloin käyttäjien on helpompi oppia uusia asioita, kehittää osaamistaan ja tapaa työskennellä pienissä, juuri hetkeen sopivissa paloissa. 

Viva Learning saa sisäänsä mm. LinkedIn Learning -materiaalia. Tulevaisuuden potentiaali on erityisesti siinä, että Viva Learningin on kerrottu mahdollistavan koulutusmateriaalin keräämisen useasta lähteestä, sekä myös oman materiaalin tuottamisen. Tarkempaa tietoa on luvassa siinä kohdassa, kun rajoitetun joukon testi on valmis ja Viva Learning näkee päivänvalon. Samassa yhteydessä kuullaan tarkennuksia lisensoinnista. 

viva learning

Viva Topics

Topicsin ajatus on helpottaa tiedon ja asiantuntijoiden, tai tarkemmin asiantuntijuuden, löytämistä organisaation sisällä. Tekoälyn avulla Viva Topics pystyy tarjoamaan aihealueisiin liittyviä dokumentteja, keskusteluja ja muuta sisältöä. Aihealueita voidaan hallita ja niitä voidaan tuottaa myös yrityksen toimesta, jolloin tuotettu sisältö ja koneälyn keräämä sisältö saadaan sidottua yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. 

Viva Topicsin suurin kompastuskivi valtaosalle suomalaisia käyttäjiä on se, että se tukee toistaiseksi vain englannin kieltä. Kotimaisen kielemme tuesta ei vielä toistaiseksi ole mitään virallista tietoa, joten suomenkieliset organisaatiot joutuvat toistaiseksi odottamaan. Viva Topics on erikseen käyttäjäkohtaisesti lisensoitava palvelu. 

viva topics

Viva-tuoteperhe on kokonaisuudessaan mielenkiintoinen ja uskommekin vahvasti, että seuraavan vuoden aikana tulemme näkemään Microsoft 365 -palvelussa vauhdikasta edistymistä näiden ominaisuuksien osalta. 

Riippumatta siitä, kuinka hyväksi Viva-tuoteperhe lopulta osoittautuu ja miten hyvin se sopeutuu suomalaiseen tapaan tehdä työtä, se ei kuitenkaan poista organisaatioiden vastuuta kehittää ja edistää hyvää työntekijäkokemusta. Se, joka onnistuu kehittämään työntekijöiden tapaa tehdä työtä, ottaa työhyvinvoinnin tosissaan ja panostaa erityisesti moderniin tapaan tehdä työtä pärjää myös jatkossa. Tekniikka on hyvä olla kunnossa, mutta sen rooli on parhaimmillaankin vain avustava. Työntekemisen tavat ja jatkuva kehittyminen ratkaistaan viime kädessä aivan toisaalla. 

Haluatko kuulla aiheesta lisää?

Ota yhteyttä

Written by
Fredrik Slotte
Fredrik Slotte
Offering Manager | Modern Workplace Solutions