Onko työnteko yrityksessäsi oikeasti modernia ja tuottavaa?
Nopeasti kehittyvät laitteet ja ketterät tuottavuusratkaisut tarjoavat erityisesti tieto- ja toimistotyötä tekeville ammattilaisille mahdollisuuden yhä joustavampaan työntekoon. Tuottavuus paranee, kun yritys tarjoaa työntekijöilleen tehokkuutta aidosti edistäviä työkaluja sekä vapauksia tehdä myös etätyötä. Tämä korostuu myös poikkeavissa tilanteissa, kuten koronaviruksen jyllätessä.
Monien työpäivät täyttyvät palavereista, tapaamisista ja kommunikoinnista. Kokouksiin liittyminen vie usein turhaa aikaa. Palveluihin ja tiedostoihin pääsy tökkii eikä tietotekniikka syystä tai toisesta aina pelaa. Tiedostojen etsiminen kestää. Myyntimiehet tekevät tarjouksia yksin, eikä innovointikaan suju ilman tiimiä. Monipuolinen osaaminen jää käyttämättä ilman ketteriä työkaluja. Rahaa palaa, mikäli jokainen ei ole palavereissa oikeasti ole läsnä.
Joka toinen tietotyöläinen tekee jo käytännössä jatkuvaa tiimityötä verkostomaisen yhteistyön lisääntyessä niin pienissä kuin suurissa yrityksissä. Kumppaneiden ja alihankkijoiden kanssa on kyettävä toimimaan yhä tehokkaammin muun muassa eri projekteissa. Videoneuvotteluiden suosio kasvaa nopeasti, ja tuo kokemuksen siitä, että ryhmä on sijainnista riippumatta aidosti läsnä.
Jo 70 prosenttia tieto- ja toimistotyöläisistä tekee vähintään kerran viikossa etätyötä. Toimitilat ja työtavat muuttuvat erilaisten co-working tilojen ja mobiilityöpisteiden lisääntyessä. Tutkimukset osoittavat, että työtehokkuus laskee avokonttoreissa, sillä erilaiset häiriötekijät haittaavat keskittymistä. Flow-tilaa on vaikea saavuttaa avokonttorissa, mutta toimistollakin on kyettävä tekemään tuottavasti töitä. Työnantajan on tarjottava työntekijöilleen mahdollisuuden tehdä töitä myös etänä, kuten kotona.
Modernilla työpaikalla työntekijöiden mobiililaitteetkin ovat hallinnassa. Sovellusten käyttö sujuu milloin ja mistä vain yksillä tunnuksilla, eikä tietoturvaa ole jätetty liiaksi työntekijöiden vastuulle.
Teamsista kaikki hyödyt irti
Deloitten vuonna 2017 tekemän selvityksen mukaan 64 prosenttia yrityksistä tarjoaa joustavia ratkaisuja työntekoon. Parannettavaa on kuitenkin vielä paljon, sillä kommunikointi tapahtuu edelleen turhan paljon sähköpostitse. Yrityksissä ei hyödynnetä esimerkiksi Teamsin tarjoamia tuottavuustyökaluja niin hyvin kuin voisi. WhatsAppia käytetään, valitettavasti, yhä enemmän myös töissä. Se lisää osaltaan haitallisen varjo IT:n riskiä.
Minä keskittäisin viestinnän ja tiimityön Teamsiin, joka integroituu myös muihin Microsoftin sekä muiden valmistajien ratkaisuihin. Yhteistyö ja kanssakäyminen tehostuvat kuin kaikki ratkaisut ovat samassa paikassa. Työntekijät säästävät Forresterin laskelmien mukaan työaikaa reilusta tunnista jopa kahdeksaan tuntiin viikossa.
Teamsiin voidaan rakentaa tiedostojaot suoraan Sharepointin päälle. Dokumenttien muokkaaminen ja tiimityö sujuvat tehokkaasti. Työryhmissä ja kokouksissa käsitellyt aineistot jäävät automaattisesti talteen. Uudet työntekijät pääsevät käsiksi aineistoihin ja keskusteluihin, eikä materiaalien hakemiseen kulu turhaa aikaa. Teamsiin voidaan rakentaa muun muassa pienryhmiä, asiakasrakenteita, sidosryhmiä ja hallintamalleja miten tulee toimia.
Hyvää on se, että Suomessa 0365-ohjelmiston käyttöaste on korkealla tasolla. Yrityksissä ollaan yhä kiinnostuneempia Teams-työpajoista, joissa käydään läpi modernin työn nykytilannetta ja tehdään tiekartta ratkaisun tarjoamien mahdollisuuksien hyödyntämiseen. Pilvestä tuotettavat tuottavuusratkaisut kehittyvät koko ajan, ja Plannerin avulla voidaan hallita tehtäviä yhä tehokkaammin. Palavereiden varaaminen onnistuu suoraan Teamsissa. Kalenterini varaa minulle viikoittain aikaa, jolloin voin keskittyä häiriöittä keskittymistä vaativiin töihin.
Modernin työnteon puolestapuhujia tarvitaan
Johto ei aina luota siihen, että työntekijät tekevät kotona oikeasti töitä. Tästä asenteensa kannattaa hankkiutua eroon, sillä etenkin digiajan kasvatit suorastaan vaativat töissä mahdollisuutta tehdä töitä ainakin silloin tällöin myös etänä. Viiden vuoden päästä jo 75 prosenttia työikäisistä ovat milleniaaleja.
Yrityskulttuurin, teknologian ja loppukäyttäjäpalveluiden tulisi tukea joustavaa työntekoa. Lapsen sairastuessa ainoaksi vaihtoehdoksi voi jäädä töiden tekeminen kotoa käsin. Ihmisten elämä helpottuu.
Microsoft kannustaa yrityksiä siirtymään Office 365:n käytöstä laajemman lisenssipaketin, eli M365:n käyttöön. Uskon, että yhä useampi yritys myös tekee näin, sillä se tarjoaa tuottavuustyökalujen lisäksi modernin laitehallinnan, paremman tietoturvan, identiteetinhallinnan sekä analytiikan liiketoiminnan ja jopa myynnin seurantaan.
Tuottavuusstrategian edistäminen vaatii yrityksiltä nyt konkreettisia toimenpiteitä ja modernia työtä edistäviä puolestapuhujia, jotta työntekijät voivat hyödyntää pilvessä nopeasti kehittyviä ratkaisuja mahdollisimman tehokkaasti.
Ota meihin yhteyttä, mikäli haluat kuulla lisää tuottavuusratkaisuistamme.