Blogi
Written by
Fredrik Slotte
Fredrik Slotte
Offering Manager | Modern Workplace Solutions

Työntekijän matka kohti parempaa kollaboraatiota

Kaksi naista työskentelemässä työpöydän ja tietokoneen äärellä

Hyvä yhteistyö työpaikalla on asia, jota ei edes huomata, kun asiat sujuvat kuten niiden pitääkin sujua. Kukin porukassa tietää, mitä hänen pitää tehdä, mistä hänen tarvitsemansa tieto löytyy ja mitkä asiat hänen ympärillään vaikuttavat hänen omaan tekemiseensä. Sujuva yhteistyö on arkipäivää tehtailla sekä muilla selkeää prosessia noudattavilla työpaikoilla, joilla ei tapahtuisi mitään ilman selkeää yhteistyötä.

Samaa ei valitettavasti voi luvata, kun organisaatio koostuu eri alojen itseohjautuvista tietotyöläisistä. Viime kädessä yksilöt päättävät, miten työtään tekevät, vaikka työpaikalla on saatettu luoda yhteiset pelisäännöt työn tekemiseen.

Monessa organisaatiossa on otettu käyttöön Microsoft 365 -ympäristö, jonka luvataan helpottavan digitaalista ryhmätyöskentelyä etenkin Microsoft Teamsin avulla. Jos M365-ympäristö löytyy myös omalta työpaikaltasi, on tärkeää, että sovitte yhdessä käytäntöjä viestintään ja tiedostojen hallintaan. Voit lisäksi omalla esimerkilläsi näyttää muille, miten työstä saadaan sujuvaa Microsoft 365 -työkaluilla.

Viestintä

Viestintäkanaville kannattaa antaa selkeät roolit:

  • Sähköposti sopii henkilökohtaisiin, ei-kiireellisiin viesteihin. On tavallista, että vastausta voi joutua odottamaan vuorokauden.
  • Teamsin privaatit keskustelut ovat nopeampi tapa lähestyä yksittäistä henkilöä tai muutamaa. Niitä ei kannata käyttää isojen ryhmien kanssa viestimiseen, koska viestivirta voi olla ärsyttävän vilkas eikä ryhmä voi keskustella monesta asiasta yhtä aikaa.
  • Teamsin tiimien kanavat sopivat ryhmien kanssa keskusteluun. Ryhmä voi keskustella monesta asiasta yhtä aikaa, eikä kaikkien tarvitse olla mukana kaikissa keskusteluketjuissa.
  • Koko talon tasoinen viestintä kannattaa sijoittaa joko intraan, Yammeriin tai Teamsiin henkilöstön määrästä riippuen. Tämä vaatii yhteistä sopimista.

Kun olet jakamassa jotain tietoa, mieti aina, kenelle tästä voi olla hyötyä. Usein on parempi jakaa tieto ryhmän Teams-kanavalla kuin lähettää viesti yksityisesti vain lähimmille työkavereille. Kysymyksetkin kannattaa usein kysyä Teamsin kanavilla tai Yammer-ryhmissä privaattiviestien sijaan, jotta kaikki saavat saman vastauksen kuin sinäkin.

Tiedostojen hallinta

Tiedostojen sijainti ja jakamiskäytännöt kannattaa sopia omien työtiimien kanssa. On tärkeää, että kaikki tietävät, mistä tiedostot löytyvät, ja että tiedostot ovat tallessa yhteisissä paikoissa – ei käyttäjien omilla työpöydillä.

Tärkeintä on noudattaa yrityksesi yhteisiä pelisääntöjä. Jos niitä ei ole, tässä toimivat vinkit jokaiselle: tärkein muistisääntö on, ettet jaa tiedostoa sähköpostin liitteenä – on parempiakin tapoja jakaa tiedosto.

  • Sijoita tiedosto Teams-tiimin kanavalle ja jaa linkki tiedostoon kanavan keskustelussa. Tällöin kaikki avaavat saman tiedoston ja muokkaavat samaa tiedostoa. Voit jopa nähdä tiedoston avatessasi, mitä muutoksia muut ovat siihen tehneet.
  • Jos et keksi, mille Teams-kanavalle jakaisit tiedoston, sinun ei silti tarvitse turvautua sähköpostiin. Aloita sen sijaan privaatti Teams-keskustelu niiden henkilöiden kanssa, joiden kanssa haluat työstää tiedostoa ja jaa tiedosto keskustelussa. Tällöin tiedosto tallentuu OneDriveesi ja on kaikkien keskusteluun osallistuvien muokattavissa samalla tavalla kuin Teams-kanavalla. Älä kuitenkaan pidä Teams-keskustelua tiedoston lopullisena sijaintipaikkana, koska se on varmasti vaikea löytää sieltä pitkän ajan kuluttua.
  • Monipuolisempia jakoja voit tehdä suoraan OneDrive-sovelluksessa. Voit esimerkiksi jakaa linkin ilman muokkausoikeutta.

Tehtävien hallinta

Olet hyvä työntekijä, jos teet tehtäväsi aina ajallaan, mutta mikä tekisi sinusta vielä paremman yhteistyöntekijän? Se, että tehtävät olisivat läpinäkyvästi kaikkien seurattavissa. Kaikki tietäisivät, kun homma on valmis, ja tehtävistä voitaisiin keskustella palavereissa ja niiden välillä.

Tehtävien osalta huonoin ratkaisu on, että tehtäviä kirjataan kokousten muistioihin. Miten kukaan voi pysyä perillä tehtävistään, jos ne löytyvät kuukausien varrella kertyneistä muistioista? Saati miten kukaan muu muistaisi, mitä olet luvannut tehdä?

Ratkaisu tähän on Planner, joka sopii ryhmän tehtävien avoimeen hallintaan. Planner on oma sovelluksensa M365-ympäristössä, mutta se on helpointa ottaa käyttöön Teams-tiimin kautta lisäämällä välilehti ”Tasks & Planner”. Planneriin voi lisätä tehtäviä itselleen tai toiselle, ja tehtäviä voi matkan varrella myös kommentoida. Kaikki pysyvät perillä, mitä tehtäviä on luvattu tehdä ja missä tilassa ne ovat. Hyvä käytäntö on ottaa Planner auki kokouksessa ja käydä kunkin henkilön tehtävien tilanne läpi.

Hyvänä yhteistyön tekijänä pidät tehtävät, keskustelut ja tiedostot avoimesti muiden nähtävissä, jos niistä on muille hyötyä. Samalla autat työkaveria pysymään ajan tasalla ja teet tiedon löytämisen hänelle helpoksi.

Kaipaatko käytännön vinkkejä yhteistyöhön esimerkiksi Teamsissa?
Ilmoittaudu mukaan suositun Teams-tiistait-webinaarisarjamme kolmannelle kaudelle tai katso vapaasti kahden ensimmäisen kauden jaksoja!

Tutustu Teams-tiistaihin tästä

Written by
Fredrik Slotte
Fredrik Slotte
Offering Manager | Modern Workplace Solutions