Vältä muistin ylikuormitusta, käytä digitaalista muistikirjaa
Pystytkö kertomaan ulkomuistista, mistä keskustelitte kuukausi sitten asiakkaan kanssa? Entä muistatko, keitä oli palaverissa, ja mistä asioista silloin sovittiin?
Ihmisen muistin sanotaan olevan käytännössä rajaton, kun puhutaan pitkäkestoisesta muistista, mutta työmuisti (lyhytkestoinen muisti) on varsin rajallinen. Muistiin painaminen ja sieltä takaisin palauttaminen vaatii aivoilta kykyä toimia tehokkaasti. Työelämän vaatimukset eivät välitä rajoitteista, sillä kokouksia on liike-elämässä paljon ja muistettavaa asiaa valtava määrä. Ilman systemaattista toimintatapaa ja apuvälineitä tieto vyöryy yksinkertaisesti yli.
Ehkä alat epäilemään omaa muistiasi ylivuodon sattuessa, tai mahdollisesti epäilet jopa mielenterveyttäsi. Ei, todennäköisesti et ole sairastunut äkillisesti vakavaan muistisairauteen. Liika vain on liikaa. Konstit ovat monet, jotta saat asiat muistiin ilman turhaa ylikuormitusta.
Voit kirjoittaa muistiinpanoja vaikkapa sähköpostiin, serviettiin, Post-it -lapuille, Word-tiedostoon, säilyttää niitä omassa päässä. STOP!
Digitaalinen muistikirja toimii muistin jatkeena
Aivot toimivat hyvin, kunhan niistä pitää huolen ja käyttää niitä oikein. Aivot on tarkoitettu uuden oppimiseen ja luomiseen, suunnitteluun, yhteistyön kehittämiseen ja keskittymistä vaativiin asioihin. Aivojasi ei ole rakennettu ensisijaisesti työelämän muistivarastoksi. Kannattaa siis jättää staattisen tiedon hallinta ja muistiinpanot digitaalisen muistikirjan harteille, ja vapauttaa aivokapasiteetti olennaiseen tekemiseen.
Muistiinpanot mukana
Hyvien muistiinpanojen lähtökohtana on tehokas rakenne ja integroitavuus sähköpostiin, kalenteriin ja tehtävienhallintaan sekä hyvä saavutettavuus. Microsoft -ympäristössä OneNoten muistikirja on loistava valinta, kun tallennuspaikaksi valitaan OneDrive tai Teams. Pilvitallennus avulla muistiinpanoja on helppo käsitellä myös vaikkapa kännykän sovellusten kautta ja niiden jakaminen tarpeellisten henkilöiden kanssa on helppoa.
Digitaalisen muistikirjan ominaisuudet ja käytettävyys ovat huikeat verrattuna vanhoihin, paperisiin muistikirjoihin. Digitaalisessa versiossa sivut eivät lopu kesken ja muistiinpanot voivat sisältää muutakin kuin tekstiä ja itse piirrettyjä kuvia. Muistiinpanosi voivat olla kuvia, näyttöleikkeitä, linkkejä, taulukoita, tarkastuslistoja, upotettuja videoita ja paljon muuta. Voit luokitella tietoja, hahmotella kynällä tai vaikkapa sanella muistiinpanosi. OneNote osaa lukea Outlook-kalenteriasi ja siirtää näppärästi kokouskutsusi muistikirjaan. Kokouksen jälkeen saat lähetettyä muistiinpanot sähköpostilla parilla hiiren klikkauksella. Jos muistiinpanoissa on sinulle määriteltyjä tehtäviä, voit siirtää ne helposti tehtäviksi To-Do:n puolelle.
Kehitä yhteistyötä ja asiakaskokemusta
Teetkö töitä tiimissä, tai hoidatko esimerkiksi samoja asiakkuuksia jonkun toisen kanssa? Millainen olisi asiakaskokemus, jos palaverin aluksi voisit kerrata, mitä työparisi vetämässä kokouksessa sovittiin pari kuukautta sitten? Jos tiedot eivät ole asiakkuudenhallinnan järjestelmässä, voit jakaa ne digitaalisen muistikirjan pilvitallennuksen avulla. Voit rakentaa muistikirjan myös suoraan yhteiseen Teamsiin. Asiakkaan luottamus ja asiakaskokemus paranee, kun kaikki tarvittavat ja ajantasaiset muistiinpanot ovat löydettävissä yhteisestä Teamsistä.
Tietotyötä tekevälle IT:n mahdollisuuksien hyödyntäminen on yksi keskeisistä työelämätaidoista. Tiedon määrä kasvaa koko ajan valtavasti, ja vanhoista tavoistakin on joskus hankalaa päästä eroon. Tee itsellesi (ja aivoillesi) palvelus, kirjaa muistiinpanosi digitaaliseen muistikirjaan ja keskity töissä siihen, millä on oikeasti merkitystä. Lisää vauhtia aloittamiseen saat Telian Teams-tiistai -webinaareissa. Tule kuulemaan käytännön vinkkejä it-arkeesi. Tavataan Teamsissä!